Leidige Aufgaben der Verwaltung, vereinfacht mit iDWELL

Stundenlanges Suchen nach wichtigen Dokumenten in verschiedensten Ordnern,  langwierige Kommunikation mit Dienstleistern über mehrere Kanäle oder zeitraubendes Aufhängen von Aushängen direkt in verschiedenen Liegenschaften: Immobilienverwaltungen leiden tagtäglich unter der Ansammlung zahlreicher leidiger Tasks, die den Mitarbeitern nicht nur essentielle zeitliche, sondern auch nervliche Ressourcen rauben.

iDWELL schafft hier Abhilfe, und vereinfacht mit seiner benutzerfreundlichen Plattform und App leidige Aufgaben der Hausverwaltung.

Digitale Ablage von Dokumenten

In wenigen Minuten startet das Meeting, jedoch fehlt noch ein wichtiges Dokument. Als erster Schritt werden der eigene Schreibtisch und seine Laden durchsucht, doch leider bleibt das Dokument unauffindbar. Es muss wohl im entsprechenden Ordner im Nebenraum abgelegt sein – doch nach fieberhaftem Suchen ist klar, das Dokument wurde falsch eingeheftet. Die Zeit läuft und läuft, das Meeting startet, aber das Dokument bleibt unauffindbar.

Eine solche oder ähnliche Situation hat der Großteil der Mitarbeiter in Verwaltungen bereits ein- oder mehrmals durchlebt. Dies ist jedoch ein Problem, das mit Hilfe der iDWELL Software einfach und rasch gelöst ist: die CRM-Plattform bietet eine digitale Ablage, in der alle wichtigen Dokumente rund um Bewohner und Immobilien zu finden sind. Und das in Sekundenschnelle mit nur wenigen Klicks. So sind sämtliche Unterlagen jederzeit und überall online verfügbar, sowohl für die Hausverwaltung als auch für Mieter und Eigentümer.

Schnelle Einbindung von Professionisten

Immobilienverwaltung arbeiten üblicherweise mit einer Bandbreite von Dienstleistern und anderen Partner zusammen, wie etwa mit Installateuren, Reinigungsfirmen, Elektrikern und mehr. Die Schnittstelle zu all diesen Professionisten ist üblicherweise die Hausverwaltung – je effizienter hier die Kommunikation funktioniert, desto schneller ist das Problem für die Bewohner gelöst. Während für Terminvergaben noch oft der langwierige und teure Postweg gewählt wird, kann iDWELL durch die Digitalisierung von Schadensmeldungen und entsprechende Einbindung von Dienstleistern auf der Online-Plattform die Bearbeitungszeit von Kundenanfragen dramatisch verringern.

Somit arbeiten die Mitarbeiter schneller und stressfreier, und die Zufriedenheit der Mieter und Eigentümer in den Liegenschaften steigt.

Einfache Kommunikation mit und zwischen Bewohnern

Die Kommunikation der Verwaltung mit Mietern und Eigentümern ist nicht nur ein sehr wichtiger, sondern auch oft ein zeitraubender Prozess – besonders dann, wenn auf analoge Mittel, wie etwa Briefverkehr, oder auch Telefonate (Stichworte: Erreichbarkeit & Bürozeiten) zurückgegriffen werden muss. Wenn etwa wichtige Informationen für die Behebung eines Schadens fehlen, so dauert es oft einige Tage, bis die nötigen Details, Fotos o.ä. bei der Verwaltung vorliegen.

Durch die Digitalisierung der Kommunikationskanäle zwischen Hausverwaltung und Bewohner, wie etwa durch die Integration einer Online-Plattform, werden diese zeitaufwändigen und nervenraubenden Prozesse vereinfacht und beschleunigt:  Schadensmeldungen inklusive Informationen und Bilder, können digital erfasst und bearbeitet werden. Die Problemlösung erfolgt schneller, die Verwaltung spart Ressourcen und die Zufriedenheit der Bewohner mit dem Service steigt.

Auch die Kommunikation zwischen den Bewohnern einer Liegenschaft profitiert von digitalen Kanälen: das Anmelden von und die Einladung zu Parties, das Teilen interessanter lokaler Informationen, Austausch zu alltäglichen Themen, Tauschbörsen oder Nachbarschaftshilfe (besonders in Corona-Zeiten) – all das ist mit einem Online-Tool wie iDWELL möglich. Auch hier profitiert die Verwaltung: nicht nur wird dadurch die Community gestärkt und die Lebensqualität verbessert, sondern auch Konflikten unter den Bewohnern vorgebeugt.

Aushänge in den Liegenschaften

Das Verteilen und Aufhängen wichtiger Aushänge in den Liegenschaften einer Hausverwaltung ist eine äußerst nervige und zeitintensive Aufgabe – doch sie liegt mit der Digitalisierung in der Vergangenheit: mit dem modernen digitalen schwarzen Brett von iDWELL, das sich direkt in den Gebäuden befindet, können Verwaltungen Informationen, wie etwa wichtige Termine, ganz einfach per Mausklick an die Bewohner kommunizieren.

Erleichterte und mobile Teamarbeit

Die Corona-Krise hat eines deutlich gezeigt: die Möglichkeit digital und mobil zu arbeiten wird in Zukunft für Unternehmen essentiell sein. Um ständige Telefonate, WhatsApp-Nachrichten und/oder mehrseitige E-Mailverläufe zu umgehen, bietet die iDWELL Software neben einer digitalen Dokumentenablage Features wie einen Chat, Aufgaben- und Checklisten für Teams und Fristsetzungen mit automatischer Erinnerungsfunktion.

Es lässt sich festhalten: die Aufgabenbereiche und täglichen Tasks von Immobilienverwaltungen sind vielfältig und anspruchsvoll. Die Digitalisierung verschiedener Aufgaben kann den Arbeitsalltag der Verwaltungsmitarbeiter jedoch um einiges erleichtern. Das Ergebnis: eine stärkere Position im Wettbewerb am Markt und eine höhere Kundenzufriedenheit unter Mietern und Eigentümern.

Möchten Sie den Alltag Ihrer Mitarbeiter effizienter gestalten & die Servicequalität Ihrer Verwaltung optimieren? Dann kontaktieren Sie uns unter kontakt@idwell.at für ein Erstgespräch!