Hilfreiche Tipps für das Arbeiten im Home Office
Aufgrund der derzeitigen Coronavirus (COVID-19) Pandemie arbeitet ein Großteil der Arbeitgeber und Arbeitnehmer von zu Hause, im sogenannten Home Office. Diese Art des Smart Workings bringt zahlreiche neuartige Herausforderungen mit sich, die nun gemeistert werden müssen. Hier haben wir einige hilfreiche Tipps für euch zusammengetragen, die zu einer effizienten Arbeitsatmosphäre im trauten Heim beitragen sollen.
Separater Home-Office Bereich
Wenn es der Wohnraum erlaubt, so ist das Arbeiten in einem eigens für das Home Office reservierten Bereich optimal – es muss dies kein abgeschlossener Raum sein, aber ungestörtes Arbeiten zu jeder Zeit sollte, wenn möglich, gewährleistet sein. Dieser Bereich kann dann natürlich auch jeweils so gestaltet werden, dass man sich im Home Office wohlfühlt. Hier ist ein ergonomischer Arbeitsplatz wichtig, da er Rücken- und andere Probleme verhindert. Auch eine geeignete Beleuchtung und die richtige Höheneinstellung des Monitors sollten beachtet werden.
Technische Voraussetzungen
Die technischen Voraussetzungen müssen für ein effizientes Arbeiten im Home Office gegeben sein: geeignete Hardware, wie Laptop, zusätzliche Monitore, Drucker oder Headset als auch passende Software (Internetverbindung, Business-Software) sind absolute Must-Haves.
Trennung von Beruf & Privat
Sollte ein Arbeits-Laptop oder -Computer verfügbar sein, so empfiehlt sich dessen Verwendung auch im Home Office – wenn möglich, sollte der private Computer auch privat bleiben, um trotz allem eine strikte Trennung zwischen “Beruf” und “Privatleben” zu gewährleisten.
Integration der elektronischen Signatur
Auch Mitarbeiter im Home Office müssen Anträge, Bestellungen, Verträge und andere Dokumente verfassen, bearbeiten und abspeichern. Da diese Dokumente nur mit Unterschrift rechtsgültig sind, ist eine Software zum Signieren digitaler Schriftstücke im Home Office unabdingbar. Mit Hilfe einer elektronischen Signatur können Dokumente spielend leicht rechtskräftig unterzeichnet und verschickt werden.
Office-Outfit auch zu Hause
Auch, wenn es vielleicht gerade anfangs etwas schwer fällt, ist es eine gute Idee, sich ähnlich wie für einen normalen Arbeitstag im Office zu kleiden – so kommt man auch mental in der Arbeit an und erleichtert es dem Gehirn in den “Büromodus” zu schalten. Davon profitieren auch Arbeitsdisziplin und -motivation.
Einhalten konzentrierter Arbeitsphasen
Das Wechseln auf digitale Kommunikationswege ist im Home Office ein absolutes Muss – Smartphone, Instant Message Systeme wie Whatsapp, E-Mail und Tools wie Slack oder Microsoft Teams, sind hier ständige Begleiter. Aber: während konzentrierter Arbeitsphasen sollten auch diese ignoriert oder abgeschaltet werden, um effizient zu arbeiten.
Fixe Arbeitszeiten, feste Strukturen
Es empfiehlt sich, fixe Arbeitszeiten festzulegen und sich auch an diese zu halten – am besten werden hier natürlich Zeiten gewählt, zu denen man am produktivsten ist.
Auch ist eine Struktur der täglich festgelegten Arbeitsprozesse wichtig, um Routine zu schaffen.
Kein Mitarbeiter muss ständig erreichbar sein – umso wichtiger sind festgelegte Arbeitszeiten, die entsprechend kommuniziert werden müssen. Auch ein fixer Büroschluss ist zu etablieren, ab dem keine E-Mails mehr abgerufen oder Telefonate geführt werden.
Erstellen von To-Do-Listen
Auch im Home Office helfen die beliebten To-Do-Listen die eigene Produktivität zu steigern – die Tasks können hier zusätzlich auch in “Must-Tasks” (also Aufgaben mit einer bestimmten Deadline) und “Can-Tasks” (nicht termingebundene Aufgaben) unterteilt werden.
Pause heißt wirklich Pause
Nur, weil von zu Hause aus gearbeitet wird, sollte man nicht auf regelmäßige Pausen vergessen – empfehlenswert sind diese jeweils nach etwa 1 Stunde konzentrierten Arbeitens. Auch die übliche Mittagspause sollte wirklich eingehalten und nicht dafür genutzt werden, um zum Beispiel Haushaltstätigkeiten oder andere Aufgaben zu erledigen.
Zugriff auf einheitliches Ablagesystem
Der einfache, rasche Zugriff sowie die strukturierte Speicherung und Aufbereitung von Wissen via einem einheitlichen Ablagesystem ist für die effiziente Home Office – Arbeit äußerst wichtig. Sämtliche Mitarbeiter, die mobil arbeiten, benötigen Zugriff auf relevante Ordner, Dokumente und Programme, sodass die Arbeit von Zuhause möglichst reibungslos ablaufen kann.
Ein Muss: Sicherheit und Datenschutz
Die gesetzlichen Vorschriften der DSGVO sind natürlich auch im Home Office zu befolgen: die Datenverschlüsselung während der Übertragung und Speicherung, genauso wie Virenschutz, Firewall und Mehrfach-Authentifikation müssen jedenfalls gegeben sein.
Außerdem sind regelmäßige Updates und Patches des gemeinsamen Betriebssystems sowie anderer Programme Pflicht. Ebenfalls wichtig sind Authentifizierung mit Passwörtern, und regelmäßige, automatische Backups.
Kontakte beibehalten
Die Beziehungen zu Kunden und Arbeitskollegen sollten auch weiterhin regelmäßig gepflegt werden – der face-to-face Kontakt, ob nun beruflicher oder sozialer Natur, via digitaler Plattformen wie Videochat- oder Messenger-Tools kann von zu Hause spielend leicht erhalten werden. Es empfiehlt sich außerdem die Arbeitszeiten jedes Mitarbeiters im Office in einem Sheet zu teilen, sodass klar ist, wer wann erreichbar ist.
Nutzung eines Cloud-Speichers
Mit Hilfe der Speicherung sämtlicher Arbeit der Mitarbeiter auf einer gemeinsamen Cloud, wie etwa Google Drive oder One-Drive, kann verhindert werden, dass jegliche fertige oder unfertige Dokumente oder Projekte durch einen Stromausfall o.ä., verloren gehen. Zusätzlich ermöglicht es ein Cloud-Speicher, Listen, Dokumente, Tabellen etc. ganz einfach sowohl mit Kollegen als auch Kunden zu teilen.
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