Paperless office: Die Vorteile des papierlosen Büros

Das papierlose Arbeiten kann Ihrem Unternehmen nicht nur während eines Lockdowns das Arbeiten erleichtern, sondern bringt auch im ganz normalen Arbeitsalltag wesentliche Vorteile, wie etwa eingesparte Ressourcen, effizientere Geschäftsprozesse, höhere Transparenz, mehr Nachhaltigkeit und optimierten Kundenservice. Im Folgenden gehen wir auf die Vorteile des sogenannten “paperless office” genauer ein.

Einfacher Zugang zu Dokumenten

Das mühsame Durchsuchen analoger Archiv, erschwert durch ausgeblichene Dokumente und unleserliche Handschriften, sind mit dem papierlosen Büro ein Problem der Vergangenheit.

Durch eine zentrale digitale Datenbank, zum Beispiel in einer Cloud, kann jeder Mitarbeiter jederzeit und auf verschiedensten Geräten auf die benötigten Dokumente, Daten und Informationen zugreifen – die richtigen Ordner sind mit nur wenigen Klicks gefunden. Auch offline,also ohne aktive Internetverbindung, können Dateien lokal gespeichert werden – sie werden automatisch hochgeladen, sobald das Gerät wieder Internetzugang hat.

Effiziente Geschäftsprozesse

Die Digitalisierung der Unternehmensprozesse spart Zeit und Geld, denn sie macht das Arbeiten für die Mitarbeiter viel effizienter: so müssen zum Beispiel Dokumente nicht gedruckt und/oder gescannt, und Ordner nicht angelegt oder gesucht werden. Mit digitalen Tools sparen Mitarbeiter laufend Zeit bei administrativen Aufgaben, die sie dann in wichtigere Tasks investieren können.

Auch kollaboratives Arbeiten wird den Mitarbeitern erleichtert, da mehrere Mitarbeiter oder auch ganze Abteilungen zeitgleich und allerorts auf wichtige Dokumente digital zugreifen können.

Höhere Transparenz

Die Digitalisierung erhöht die Transparenz des Unternehmens für Mitarbeiter und Kunden, indem sie klare Einblicke in vielfältige externe und interne Prozesse ermöglicht. Unternehmensintern verbessert dies die Kontrollmöglichkeiten für das Management und schafft gleichzeitig Rechtssicherheit, besonders dann, wenn es darum geht, bestimmte wichtige Fristen einzuhalten.

Nachhaltiges Arbeiten

Kunden und Investoren gleichermaßen legen immer mehr Wert darauf, mit Unternehmen zu zusammenzuarbeiten, die sich aktiv in Umwelt-, Sozial- und Corporate Governance- Bereichen engagieren. Somit führt der Status als “papierloses Unternehmen” und der damit gesteigerten Nachhaltigkeit in der Firma zu einem verbesserten und modernen Unternehmensimage.

Kosteneinsparung

Werden im Unternehmen sämtliche Dokumente und der gesamte Schriftverkehr laufend ausgedruckt, so muss in Papier, Toner, Ordner etc. investiert werden, abgesehen von Anschaffungs- und Wartungskosten für die Gerätschaft. Handelt es sich zusätzlich um ein größeres Unternehmen, so fallen diese Kosten nicht einmalig, sondern pro Abteilung an und vervielfachen sich.

Das muss jedoch nicht sein – mit der Digitalisierung und der Einführung des papierlosen Büros fallen große Teile dieser Kosten weg oder reduzieren sich zumindest drastisch. Auch Ausgaben wie Lagerkosten für Archive, Strom und Reinigung der zusätzlich benötigten Räume werden eingespart.

Datensicherheit

Auch die Datensicherheit wird durch das papierlose Office gefördert, da nur jenen Mitarbeitern Zugriff auf bestimmte Dateien, Ordner oder Programme gewährt wird, die diese auch tatsächlich benötigen und autorisiert sind, sie einzusehen.

Das trägt zur Datensicherheit bei, da Unbefugte keine Möglichkeit haben, vertrauliche Dokumente zu lesen – auch nicht versehentlich durch zum Beispiel das Anklicken eines falschen Ordners.

Flexibilität und Mobilität 

Geschäftsführer und das Management behalten im papierlosen Unternehmen stets den Überblick – auch am Wochenende oder notfalls im Urlaub kann jederzeit online auf wichtige Firmendaten zugegriffen werden.

Auch das Einrichten des Home Offices ist mit einer digitalen Datenbank überhaupt kein Problem. Dies bietet sich zum Beispiel für ältere Mitarbeiter in Altersteilzeit oder auch für junge Mütter an, die gerne zum Wiedereinstieg stundenweise arbeiten möchten.

Verbesserter Service für Kunden

Der einfache und mobile Zugriff auf zentral gespeicherte Informationen und Dokumente unterstützt nicht nur die Mitarbeiter bei ihrer Arbeit, sondern verbessert auch den Service für die Kunden des Unternehmens. Alle wichtigen Daten sind unterwegs jederzeit verfügbar und können im Rahmen von Kundenterminen einfach und rasch aufgerufen werden.

Internationales Teambuilding

Mit einem zentralen Datenarchiv kann mit Hilfe von digitalen Zugriffsberechtigungen ein internationales Team mit Zweigstellen in verschiedenen Städten und Ländern gebildet werden. So fallen endlose E-Mail-Korrespondenzen und das stetige Hin- und Hersenden von großen Datenmengen weg – das gemeinsame internationale Arbeiten wird wesentlich leichter!

Bessere Wettbewerbsfähigkeit

Auch die Zusammenarbeit mit Bestandskunden und Geschäftspartnern kann im papierlosen, digitalen Unternehmen verbessert werden. Besonders, wenn es darum geht, große Datenmengen auszutauschen, erleichtert ein gemeinsamer Zugriff via einer Cloud die Kooperation wesentlich. Auch, wenn es darum geht, gemeinsam Ideen oder Konzepte zu entwickeln, erleichtert die Möglichkeit des zeitgleichen Zugriffs auf bestimmte Dokumente das Arbeiten sehr.

So wird Ihr Unternehmen papierlos

Auf dem Weg zu einem papierlosen Unternehmen spielt die Digitalisierung eine große Rolle. Es bieten sich zahlreiche Möglichkeiten, wie der Papierverbrauch im Büro durch den Einsatz der richtigen Technologien verringert werden kann.

Die Grundlage für das “paperless office” bilden sogenannte Cloud-Systeme. Diese sind dank großer Server sehr leistungsfähig und bieten Unternehmen wesentlichen Vorteile: so können mehrere Mitarbeiter gleichzeitig auf dieselben Dokumente zugreifen; auch die Speicherung und der Versand von Daten ist einfacher und schneller. Es gibt zahlreiche Anbieter für Cloud-Lösungen, wie zum Beispiel Google Drive, OneDrive, Dropbox oder iCloud Drive. Mehr zum Thema Cloud-Lösung finden Sie in diesem Blogbeitrag.

Im Rahmen der Digitalisierung können Rechnungen mit eigenen Rechnungsprogrammen erstellt und verschickt werden; statt ausgedruckter Belege werden diese per App oder E-Mail, digital versandt. Handschriftliche Unterschriften können ganz einfach durch elektronische Signaturen ersetzt werden.

Oft bevorzugen es Mitarbeiter, längere Texte ausgedruckt statt auf dem PC Bildschirm zu lesen – hier kann mit sehr guten Monitoren Abhilfe geschafft werden. Sollten Mitarbeiter handschriftliche Notizen bevorzugen, wie etwa während Telefonaten oder Meetings, so eignen sich als digitale Option Tablets mit Eingabestift – Programme wie OneNote oder Evernote erleichtern das Management der digitalen Notizen. Auch digitale Terminkalender, wie etwa der kostenlose Google Docs Terminplaner, reduzieren den Papierverbrauch im Büro, und sie sind wesentlich praktischer. So können ganze Kalender geteilt, oder gemeinsame Termine erstellt werden. Auch Urlaube der Kollegen können einfach und übersichtlich dargestellt werden.

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