Über Dr. Moll & Punt OHG
Mit über 7.000 Einheiten in rund 250 Liegenschaften zählt Dr. Moll & Punt OHG zu den innovativsten Hausverwaltungen in der Region. Das Unternehmen kombiniert langjährige Verwaltungserfahrung mit einer klaren Digitalisierungsstrategie, um Effizienz, Servicequalität und Transparenz nachhaltig zu steigern.
Steckbrief
Art der Verwaltung: Mischverwaltung (WEG, SE und Mietverwaltung)
iDWELL Kunde seit: 2024
Bestandseinheiten: ca. 7.000
Mitarbeitende in iDWELL: 25
Automatisierung als Effizienztreiber – Einblicke aus den iDWELL Practice Weeks
Im Rahmen der iDWELL Practice Weeks 2025 gab Florian Pfurtscheller, Digitalisierungsexperte bei Dr. Moll & Punt OHG, einen praxisnahen Einblick, wie gezielte Automatisierung den Arbeitsalltag verändert. Sein Fazit: Automatisierung ist mehr als nur Technologie – sie ist ein strategischer Ansatz zur Neugestaltung von Prozessen, der Effizienz und Servicequalität gleichermaßen verbessert.
Wesentliche Vorteile der Automatisierung:
- Weniger manuelle Arbeit bei Routineaufgaben
- Schnellere Reaktionszeiten bei Kundenanfragen
- Bessere Nachverfolgung von Dienstleisteraufträgen
- Einheitliche Dokumentation und Standardisierung
- Mehr Zeit für proaktiven Kundenservice
Zwei-Stufen-Ansatz für Automatisierung
Teilautomatisierung
- Wird ausgelöst, wenn bestehende Vorgänge aktualisiert werden
- Enthält manuelle Prüfschritte zur Qualitätssicherung
- Ideal für Prozesse mit notwendiger menschlicher Kontrolle
- Unterstützt den schrittweisen Übergang zu automatisierten Workflows
Vollautomatisierung
- Startet, sobald neue Servicemeldungen erstellt werden
- Führt mehrere Aktionen gleichzeitig aus
- Automatische E-Mail-Benachrichtigungen, Dienstleisterzuordnungen und Infoboard-Updates
- Besonders effektiv bei standardisierten Prozessen wie Aufzugsstörungen
Praxisbeispiel: Aufzugswartung-Workflow
Ein Highlight der Präsentation war der vollständig automatisierte Ablauf bei Aufzugsstörungen:
- Sofortige Benachrichtigung der betroffenen Bewohner über den Eingang der Meldung
- Automatischer Versand von Arbeitsaufträgen an Wartungsunternehmen
- Erstellung von Infoboard-Hinweisen für das Gebäude
- Einrichtung von Follow-up-Erinnerungen zur Statuskontrolle
Innovation im Wartungsmanagement
Für wiederkehrende Wartungsarbeiten nutzt Dr. Moll & Punt OHG erweiterte Automatisierungen:
- Automatische Erstellung jährlicher Wartungstickets
- Erinnerungsfunktionen für Folgetermine
- Automatisierte Dokumentation für die Buchhaltung
- Intelligente Verknüpfung zusammenhängender Servicemeldungen
Best Practices für erfolgreiche Umsetzung
Prozessdokumentation als Grundlage
- Erstellung umfassender Prozesshandbücher
- Visualisierung bestehender Abläufe
- Systematische Ermittlung von Automatisierungspotenzial
Schrittweise Einführung
- Start mit Teilautomatisierungen zur Vertrauensbildung
- Sicherheitsprüfungen in der Anfangsphase
- Übergang zu Vollautomatisierung bei stabilen Prozessen
Standardisierung von Vorlagen
- Einheitliche E-Mail-Vorlagen
- Klare Workflow-Muster
- Konsistente Dokumentationspraxis
Automatisierte Follow-ups als Erfolgsfaktor
- Erinnerungen nach drei Tagen ohne Rückmeldung
- Standardisierte Dringlichkeitsmeldungen an Dienstleister
- Integration von Wartungsintervallen
- Automatische Erstellung zukünftiger Wartungstickets
Auswirkungen auf das Team
- Deutlich weniger Zeitaufwand für Routineaufgaben
- Reduzierter Bedarf an manuellen Nachfassaktionen
- Höhere Einhaltung von Wartungsplänen
- Mehr Transparenz zwischen den Abteilungen
Blick nach vorn
Dr. Moll & Punt OHG plant, ihre Automatisierungsstrategie weiter auszubauen:
- Erweiterung der Kunden-Self-Service-Optionen
- Weitere Optimierung interner Workflows
- Bessere Integration zwischen den eingesetzten Systemen
- Entwicklung fortgeschrittener automatisierter Prüfmechanismen
Fazit
Die Erfahrung von Dr. Moll & Punt OHG zeigt, wie eine durchdachte Kombination aus Teil- und Vollautomatisierung, klare Prozessdokumentation und schrittweise Einführung die Immobilienverwaltung nachhaltig optimieren kann. Entscheidend ist die Balance: Technologie übernimmt Routineaufgaben, während die menschliche Kontrolle die Servicequalität sicherstellt. So entsteht eine Verwaltung, die effizient arbeitet und gleichzeitig höchste Kundenzufriedenheit gewährleistet.
