Über IMMObilien & Verwaltungs GmbH
Mit einem Bestand von rund 10.500 Einheiten in 400–500 Liegenschaften zählt die IMMObilien & Verwaltungs GmbH zu den etablierten Hausverwaltungen in Deutschland. Das Unternehmen steht für strukturierte Prozesse, hohe Servicequalität und den gezielten Einsatz digitaler Werkzeuge, um den Verwaltungsalltag zu optimieren.
Steckbrief
Art der Verwaltung: Mischverwaltung (WEG, SE und Mietverwaltung)
iDWELL Kunde seit: 2024
Bestandseinheiten: ca. 10.500
Mitarbeitende in iDWELL: 32
Vom E-Mail-Chaos zu klaren Strukturen – wie IMMObilien & Verwaltungs GmbH ihre Kommunikation neu aufstellte
Die moderne Immobilienverwaltung steht vor einer stetig wachsenden Herausforderung: dem E-Mail-Management. Bereits vor 4–6 Jahren bemerkte das Unternehmen, dass die Flut an E-Mails zunehmend problematisch wurde – verstärkt durch die Corona-Pandemie. Mit 20–50 E-Mails pro Mitarbeiter und Tag und hunderten ungelesenen Nachrichten nach Wochenenden war klar: Es musste ein strukturiertes System her.
„Uns war wichtig, dass wir die Kommunikation so organisieren, dass Transparenz entsteht und Urlaubsvertretungen problemlos funktionieren.“
— Jonas Voth
Strategische Kernmaßnahmen
Teambasierte E-Mail-Struktur
- Einführung von Portfolio- bzw. Team-Postfächern statt rein individueller Adressen
- Maximal drei Mitarbeitende pro Team-Postfach
- Reduzierung der persönlichen E-Mail-Nutzung für operative Aufgaben
- Mehr Transparenz und einfache Vertretungsregelungen
Erweitertes E-Mail-Filter-System
- Regelbasierte Filterung mit ca. 80 % automatischer Sortierung
- Mitarbeiterbezogene Unterordner zur besseren Organisation
- Automatische Archivierung nach Ticket-Erstellung
Integration mit iDWELL CRM
- Automatische Ticket-Erstellung aus E-Mails
- Automatische Zuordnung von Mitarbeitenden und Dienstleistern
- Strukturierte Workflow-Steuerung
- Vermeidung von Doppelarbeit durch automatisches Archivieren
Anpassung der Kommunikationskanäle
- Reduzierte Telefonzeiten für bessere Steuerung des Eingangskanals
- Fokus auf strukturierte digitale Kommunikation
- Einführung proaktiver Informationsstrategien
Automatisierung und Zukunftsvision
Die vollständige Automatisierung ist noch im Aufbau, erste Schritte sind jedoch umgesetzt:
- Automatisierte Dienstleisterzuordnung, z. B. bei Aufzügen
- Automatisierte Kundenkommunikation
- Stufenweise Ausweitung auf weitere Prozesse
Best Practices im Einsatz
E-Mail-Management
- Klare Zuständigkeiten im Team
- Strukturierte Ordnerhierarchie
- Automatisierte Sortierregeln
- Regelmäßige Archivierung
Workflow-Optimierung
- Standardisierte Ticket-Erstellung
- Automatische Zuweisungen
- Einheitliche Bearbeitungsrichtlinien
- Integration mehrerer Kommunikationskanäle
Change Management
- Schrittweise Einführung neuer Systeme
- Aufbau von Vertrauen in Automatisierung
- Regelmäßige Prozessüberprüfung
- Menschliche Kontrolle bleibt zentral
Ergebnisse und Vorteile
- Deutlich weniger E-Mail-Überlauf
- Besser organisierte Kommunikationskanäle
- Effizientere Teamarbeit
- Mehr Transparenz
- Schnellere Reaktionszeiten
- Bessere Urlaubsvertretungen
- Höhere Kundenzufriedenheit
Blick in die Zukunft
IMMObilien & Verwaltungs GmbH plant die weitere Digitalisierung ihrer Kommunikationsprozesse:
- Ausbau der Nutzung des Kundenportals
- Erweiterung automatisierter Abläufe
- Fokussierung auf konkrete Anwendungsfälle wie Aufzugswartung
- Schrittweise Einführung weiterer automatisierter Workflows
Fazit
Die Neuorganisation des E-Mail-Managements bei IMMObilien & Verwaltungs GmbH zeigt, wie sich große Kommunikationsvolumina durch klare Strukturen, Automatisierung und durchdachte Prozesse effizient handhaben lassen. Die Mischung aus menschlicher Kontrolle und digitaler Unterstützung hat nicht nur die internen Abläufe beschleunigt, sondern auch die Servicequalität und die Zusammenarbeit im Team spürbar verbessert.
„Die Balance zwischen Technologieeinsatz und menschlicher Kontrolle ist für uns der Schlüssel. So behalten wir die Übersicht, während Routineaufgaben automatisiert werden.“
