Über Michael Schulz Immobilientreuhand
Mit mehr als 20 Jahren Branchenerfahrung verwaltet Michael Schulz Immobilientreuhand und Beratung eK rund 1.200 Einheiten in 40 Liegenschaften. Das Unternehmen steht für persönliche Betreuung, klare Strukturen und den gezielten Einsatz digitaler Werkzeuge zur Effizienzsteigerung.
Steckbrief
Art der Verwaltung: Mischverwaltung (WEG, SE und Mietverwaltung)
iDWELL Kunde seit: 2024
Bestandseinheiten: ca. 1.200
Mitarbeitende in iDWELL: 5
10 Schritte zur erfolgreichen iDWELL-Einführung
- Change Management als Fundament
• Offene Kommunikation über bestehende Herausforderungen
• Frühzeitige Einbindung des Teams in Lösungsdiskussionen
• Positive Einstellung gegenüber Veränderungen fördern
• Nutzen des Systems für alle verständlich machen
- Unternehmensprofil & FAQ
• Unternehmensinformationen prüfen und aktualisieren
• Corporate Identity anpassen (Logo, Farben)
• Umfangreiche FAQs einrichten zur Entlastung im Tagesgeschäft
• Kontaktdaten aktuell halten
- Benutzerverwaltung konfigurieren
• Rollenrechte definieren (Manager vs. Mitarbeiter)
• Objektzugriffe korrekt zuweisen
• Login-Daten prüfen
• Benachrichtigungseinstellungen einrichten
- Stammdatenprüfung
• Objektdaten verifizieren
• Einheiten und Kontaktdaten prüfen
• Eigentümer- und Mieterdaten abgleichen
- E-Mail-Integration
• Wechsel von persönlichen zu abteilungsbasierten Adressen
• Bereichsspezifische E-Mail-Konten anlegen
• Klare Regeln für E-Mail-zu-Ticket-Umwandlung
• Einheitliche Bearbeitungsprotokolle definieren
- Workflow-Konfiguration
• Interne und externe Prozessflüsse anlegen
• Anpassung je nach Servicetyp
• Testläufe vor Go-Live
• Regelmäßige Optimierung basierend auf Praxiserfahrungen
- Dienstleisterintegration
• Kontaktdaten aktuell halten
• Kategorien für automatische Zuweisungen nutzen
• Digitale Kommunikationswege etablieren
• Vollständige Dokumentation aller Interaktionen sicherstellen
- Vorlagenmanagement
• Systemvorlagen nutzen und anpassen
• Einheitliche Antwortformate implementieren
• Regelmäßige Aktualisierung der Inhalte
- Ticket-System-Training
• Test-Tickets für Übungszwecke erstellen
• Unterschiedliche Szenarien durchspielen
• Team-Challenges zur Steigerung der Nutzung einführen
- Support nutzen
• Hilfecenter und Support-Kanäle kennen
• Regelmäßige Team-Schulungen durchführen
• Verfügbare Trainingsressourcen nutzen
Erfolgsfaktoren bei der Einführung
- Enge Zusammenarbeit mit einem starken IT-Partner
- Schrittweiser Übergang statt Big Bang
- Kontinuierliches Einholen von Team-Feedback
- Laufende Prozessoptimierung
Ergebnisse und Vorteile
- Strukturiertere Kommunikation
- Verbesserte Dokumentation und Nachverfolgbarkeit
- Effizienteres Dienstleistermanagement
- Höhere Servicequalität
Fazit
Die Einführung von iDWELL bei Michael Schulz Immobilientreuhand zeigt, wie sorgfältige Planung, frühzeitige Teameinbindung und ein klarer 10-Schritte-Plan zu einer erfolgreichen Digitalisierung führen. Mit einem strukturierten Vorgehen und kontinuierlicher Optimierung lassen sich Effizienz und Servicequalität spürbar steigern – und der Wandel wird zu einer Chance statt zu einer Hürde.
„Eine erfolgreiche Digitalisierung beginnt nicht mit Technik, sondern mit Menschen, die bereit sind, den Weg mitzugehen.“
