Über MWW AG
Die MWW AG ist eine deutschlandweit tätige Immobilienverwaltung mit Standorten unter anderem in Leipzig, Hamburg, Berlin, Frankfurt und München. Mit rund 7.000 verwalteten Einheiten setzt das Unternehmen auf ein strukturiertes Prozessmanagement und konsequente Digitalisierung, um Effizienz, Servicequalität und Transparenz in der Verwaltung zu maximieren.
Steckbrief
- Art der Verwaltung: Mischverwaltung (WEG, SE und Mietverwaltung)
- iDWELL Kunde seit: 2023
- Bestandseinheiten: ca. 7.000
- Mitarbeitende in iDWELL: 65
Standardisierte Prozesse als Fundament
Die MWW AG hat ein detailliertes Prozesshandbuch mit über 40 Seiten entwickelt, das heute die Grundlage sämtlicher operativer Abläufe bildet. Dieser Standardisierungsprozess entstand schrittweise durch sorgfältige Analyse und Dokumentation und dient als verbindlicher Leitfaden für alle Mitarbeitenden.
Fachabteilungen für spezialisierte Kompetenz
Statt dass Hausverwalter sämtliche Aufgabenbereiche abdecken, hat MWW eine klare Abteilungsstruktur geschaffen:
- Technische Verwaltung: Reparaturen, Instandhaltung und Sanierungsprojekte
- WEG-Verwaltung: Betreuung von Wohnungseigentümergemeinschaften
- Kaufmännische Verwaltung: Finanz- und Verwaltungsprozesse
- Buchhaltung & Abrechnung: Sämtliche finanziellen Vorgänge
Diese Spezialisierung ermöglicht tiefes Fachwissen in jedem Bereich und sichert eine gleichbleibend hohe Servicequalität über alle Standorte hinweg.
Vorteile der digitalen Transformation mit iDWELL
Die Einführung digitaler Prozesse hat messbare Effekte erzielt:
- Schnelleres Onboarding: Neue Mitarbeitende sind innerhalb von 4–5 Wochen zu 60 % einsatzbereit
- Standardisierte Kommunikation: Einheitliche E-Mail-Vorlagen und Protokolle für Kundenkontakte
- Mehr Transparenz: Kunden können den Bearbeitungsstatus in Echtzeit einsehen
- Effiziente Arbeitsabläufe: Klare Prozessphasen und Aufgabenstrukturen führen Schritt für Schritt durch jeden Vorgang
Qualitätsmanagement und ISO-Zertifizierung
Auf Basis der Prozessstandards verfolgt MWW die ISO-9001-Zertifizierung. Dafür wurden unter anderem:
- Alle Kernprozesse dokumentiert und optimiert
- Messbare Qualitätsstandards definiert
- Leistungs- und Reaktionszeiten von Dienstleistern erfasst
- Einheitliche Servicelevels für alle Standorte etabliert
Effizientes Aufgabenmanagement
Das interne Task-Management-System umfasst:
- Klar definierte Prozessphasen
- Automatisierte Workflows
- Aktivitätsverfolgung und Qualitätskontrolle
- Integrierte Dokumentenverwaltung
Skalierbarkeit und Wachstum
Dank des strukturierten Ansatzes konnte MWW:
- Erfolgreich in mehrere Städte expandieren
- Einheitliche Servicequalität standortübergreifend sichern
- Neue Mitarbeitende effizient schulen
- Steigende Komplexität ohne Qualitätsverlust bewältigen
Lessons Learned – Empfehlungen für die Branche
- Ausführliche Prozessdokumentation als Grundlage schaffen
- Digitale Lösungen einsetzen, die Standardisierung unterstützen
- Auf fachliche Spezialisierung der Teams setzen
- In strukturierte Schulungs- und Onboarding-Systeme investieren
- Prozesse flexibel anpassen können
- Transparenz in der Kundenkommunikation priorisieren
Fazit
Die MWW AG zeigt, wie gut durchdachte Prozessstandards in Verbindung mit digitalen Tools die Immobilienverwaltung grundlegend verbessern können. Entscheidend für den Erfolg ist nicht nur die Erstellung, sondern vor allem die konsequente Umsetzung und fortlaufende Optimierung der Standards. Dieses Vorgehen bietet eine klare Blaupause für andere Verwaltungen, die wachsen und gleichzeitig eine konstant hohe Servicequalität bieten wollen.
„Standardisierung gibt uns die Basis für Qualität. Digitalisierung macht sie effizient.“
