Vienna Estate – strukturiert, teamorientiert und zukunftsgerichtet

Über Vienna Estate

Mit Sitz in Wien verwaltet Vienna Estate seit vielen Jahren ein vielfältiges Portfolio von mehr als 5.200 Einheiten in 381 Liegenschaften. Das Unternehmen steht für Professionalität, Serviceorientierung und den Anspruch, Immobilienverwaltung durch digitale Prozesse effizienter und transparenter zu gestalten.

Steckbrief

• Art der Verwaltung: Mischverwaltung (WEG, SE und Mietverwaltung)
• iDWELL Kunde seit: Dezember 2023
• Bestandseinheiten: ca. 5.200
• Mitarbeitende in iDWELL: 38

Digitalisierung, die funktioniert – wie Vienna Estate den Umstieg auf iDWELL gemeistert hat

Die Einführung einer neuen Verwaltungssoftware ist immer ein strategisches Projekt. Bei Vienna Estate wurde dieser Prozess von Anfang an methodisch und mit klarer Roadmap angegangen. Bereits im November 2022 startete eine ausführliche Evaluierungsphase, die fast ein Jahr dauerte. Ergebnis: ein reibungsloser Go-Live im Dezember 2023.

“Es ist entscheidend, dass die Geschäftsführung den Kolleg:innen nicht einfach ein fertiges Produkt präsentiert, sondern sie auf die Reise mitnimmt.”
— Jutta Rudolf, CEO

Schlüssel zum Erfolg war die konsequente Teameinbindung:

• Mitarbeitende waren von Anfang an eingebunden und konnten ihre Praxiserfahrung einbringen
• Prozesse wurden gemeinsam dokumentiert und optimiert
• Frühzeitige Schulungen sicherten einen schnellen Einstieg
• Die Akzeptanz im Team war hoch durch aktives Mitgestalten

Datenqualität als Erfolgsfaktor

Schon vor der Migration legte Vienna Estate großen Wert auf saubere, vollständige Daten:

• Erste Analysen identifizierten Lücken und Inkonsistenzen
• Klare Fristen für die Aktualisierung durch die Teams
• Fokus auf Vertrags- und Versicherungsdaten
• Enge Zusammenarbeit zwischen Verwaltung und Assistenz

Strukturierte Prozessumsetzung

Vienna Estate setzte auf eine schrittweise Einführung der Prozesse:
• Start mit Standardprozessen von iDWELL
• Anpassung an interne Abläufe im laufenden Betrieb
• Priorisierung wichtiger Vorgänge wie Schadensmeldungen
• Flexible Erweiterung um neue Prozesse nach Bedarf

Kommunikation und kontinuierliche Verbesserung

Die Einführung wurde von klaren Kommunikationsstrukturen begleitet:

• Wöchentliche Team-Meetings in der Anfangsphase
• Zweiwöchentliche Follow-ups für Verbesserungen
• Offene Kanäle für Feedback und Fehlermeldungen
• Direkte Abstimmung mit iDWELL für technische Weiterentwicklungen

Innovation im Tagesgeschäft

Für mehr Effizienz im Alltag setzte Vienna Estate unter anderem auf:

• Objektgruppen für ähnliche Liegenschaften
• Standardisierte Vorlagen für unterschiedliche Immobilientypen
• Automatisierte Kommunikationsworkflows
• Schadenserfassung mit Versicherungsnummern

Fazit

Die Umstellung auf iDWELL hat Vienna Estate nicht nur technisch, sondern auch organisatorisch vorangebracht. Effizienz, Transparenz und Teamzufriedenheit konnten gesteigert werden. Das Projekt zeigt, dass sorgfältige Planung, frühe Teameinbindung und eine klare Datenstrategie die Basis für eine erfolgreiche digitale Transformation sind.

„iDWELL hat uns geholfen, unsere Prozesse zu strukturieren und gleichzeitig flexibel zu bleiben. Das Ergebnis ist eine Verwaltung, die sowohl intern als auch für unsere Kunden transparenter und effizienter ist.“